Swimming Empireسياسة الخصوصية — Swimming Empire
تاريخ السريان: 17 أكتوبر 2026
1. من نحن
«Swimming Empire» نظام إداري داخلي تملكه وتشغّله أكاديمية Swimming Empire (امبراطورية السباحة) («الأكاديمية»، «نحن»). تنطبق هذه السياسة على تطبيق الويب الذي يستخدمه موظفو الأكاديمية وعلى البيانات التي يعالجها. للتواصل: yzan.obeidat@gmail.com.
2. بيانات حساب Google التي نصل إليها
عند تسجيل دخول الموظف يطلب التطبيق ثلاثة أذونات من Google، ولا شيء غيرها:
| الإذن | ما نحصل عليه | لماذا |
|---|---|---|
openid | معرّف حسابك الفريد في Google | لربط المستخدم بحساب Google محدد ومنع انتحال الهوية |
userinfo.email | عنوان بريدك الإلكتروني الأساسي | لمعرفة من أنت والتحقق من أن حسابك مضاف ونشط وصلاحياته |
script.external_request | لا بيانات — إذن تقني | ليتمكن التطبيق من إرسال طلباتك إلى خادم الأكاديمية نفسه (تطبيق Google Apps Script تملكه الأكاديمية) |
لا يصل التطبيق إلى بريدك (Gmail) ولا Google Drive الخاص بك ولا جهات اتصالك ولا تقويمك ولا صورك ولا أي بيانات أخرى في حسابك. يُستعمل «رمز الهوية» الذي تصدره Google عند كل طلب للتحقق منه فقط، ولا يُخزَّن ولا يُسجَّل ولا يُعاد.
3. كيف نستخدم بيانات حساب Google
- التحقق من الهوية والصلاحيات: نقارن بريدك ومعرّف حسابك بقائمة الموظفين المعتمدين. عند أول دخول يُسجَّل معرّف حسابك وينتظر موافقة مدير الأكاديمية، ثم يُربط بك.
- سجل المسؤولية: يُسجَّل بريدك مع كل عملية تُنشئها أو تعدّلها (مثل تسجيل دفعة أو حضور)، في سجل التدقيق وسجل العمليات، وفي سجل الأخطاء إن وقع خطأ أثناء طلبك.
- الحماية من إساءة الاستخدام: نحسب عدد طلباتك في الدقيقة في ذاكرة مؤقتة لدى Google باستخدام بصمة مشفّرة لبريدك، لا البريد نفسه، وتزول تلقائيًا.
4. ما لا نفعله أبدًا
- لا نبيع أي بيانات ولا نؤجّرها.
- لا نستخدمها للإعلانات أو إعادة الاستهداف أو تحديد الأهلية الائتمانية.
- لا نشاركها مع أي طرف ثالث، ولا ننقلها إلى وسطاء البيانات.
- لا نستخدمها لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.
- لا يطّلع عليها أحد من خارج الأكاديمية.
الالتزام بسياسة Google: استخدام Swimming Empire للمعلومات التي يتلقاها من واجهات Google البرمجية ونقلها إلى أي تطبيق آخر يلتزم بـسياسة بيانات مستخدمي خدمات Google API، بما في ذلك متطلبات الاستخدام المحدود.
5. البيانات التي يدخلها الموظفون عن الطلاب وأولياء الأمور
ليست هذه من بيانات حسابات Google، لكننا نوضحها للشفافية. يحفظ النظام ما يُدخله الموظفون لتشغيل الأكاديمية:
- الطلاب: الاسم، تاريخ الميلاد، الجنس، المستوى، حالة الطالب، وملاحظات طبية عند الحاجة (لا يراها إلا من يملك صلاحية الاطلاع على المعلومات الطبية).
- أولياء الأمور: الاسم، صلة القرابة، أرقام الهاتف، البريد الإلكتروني، العنوان والمنطقة، وجهة اتصال للطوارئ.
- العمل اليومي: التسجيل في الدورات، الحضور، الحصص التعويضية، المدفوعات والخصومات والاستردادات، وتقييمات المهارات.
نستخدمها فقط لإدارة الدروس والتواصل مع أولياء الأمور والمحاسبة وسلامة الطلاب. تُجمع بيانات الطلاب القاصرين بموافقة ولي الأمر عند تسجيل الطالب في الأكاديمية.
6. أين تُحفظ البيانات
- في Google Sheets: دفتر تملكه الأكاديمية في حساب Google الخاص بها، وتعالجه Google Apps Script. Google مزوّد البنية التحتية وتخضع لشروطها وسياسة خصوصيتها.
- نسخ احتياطية: نسخ من الدفتر في Google Drive الخاص بالأكاديمية. يُحفظ أحدث 30 نسخة، وتُنقل الأقدم إلى سلة المهملات حيث تحذفها Google بعد 30 يومًا.
- في متصفحك: نسخة من بيانات دخولك (اسمك وبريدك ودورك وصلاحياتك) ومعرّفات الطلبات التي لم يُؤكَّد حفظها بعد، في ذاكرة التبويب المؤقتة فقط، وتزول عند إغلاقه؛ ولغة الواجهة التي اخترتها (عربية أو إنجليزية) في ذاكرة المتصفح الدائمة. لا يضع التطبيق ملفات تعريف ارتباط (cookies) خاصة به، ولا يستخدم أدوات تحليل أو تتبّع.
- الاتصال مشفّر دائمًا (HTTPS).
7. من يطّلع على البيانات
موظفو الأكاديمية المعتمدون فقط، كلٌّ حسب صلاحيات دوره (مثلًا: المدرب يرى دوراته فقط، والبيانات المالية والطبية لأصحاب الصلاحية فقط)، ومدير الأكاديمية. Google بصفتها مزوّد الخدمة.
8. مدة الحفظ
- حساب الموظف: طوال مدة عمله؛ عند انتهائه يُعطَّل الحساب فلا يستطيع الدخول.
- سجلات المسؤولية والبيانات التشغيلية: ما دامت لازمة لسجلات الأكاديمية المحاسبية والقانونية. النظام لا يحذف السجلات تلقائيًا.
- النسخ الاحتياطية: كما في البند 6.
9. حقوقك
- يمكنك طلب الاطلاع على بياناتك أو تصحيحها أو حذفها بمراسلة yzan.obeidat@gmail.com. بعض السجلات المالية قد تلزم الأكاديمية بالاحتفاظ بها.
- يمكنك إلغاء وصول التطبيق إلى حسابك في أي وقت من صفحة أذونات حساب Google؛ بعدها لن تستطيع استخدام النظام حتى توافق من جديد.
10. التغييرات على هذه السياسة
ننشر أي تغيير على هذه الصفحة مع تاريخ السريان الجديد، ونُبلغ الموظفين بالتغييرات الجوهرية.
11. التواصل
يزن عبيدات، مدير الأكاديمية — yzan.obeidat@gmail.com
Privacy Policy — Swimming Empire
Effective date: October 17, 2026
1. Who we are
"Swimming Empire" is an internal management system owned and operated by the Swimming Empire academy ("the academy", "we"). This policy covers the web app used by the academy's staff and the data it processes. Contact: yzan.obeidat@gmail.com.
2. Google account data we access
When a staff member signs in, the app requests exactly three permissions from Google:
| Scope | What we receive | Why |
|---|---|---|
openid | Your unique Google account identifier | To bind a user to one specific Google account and prevent impersonation |
userinfo.email | Your primary email address | To know who you are and check that your account is registered, active and what it may do |
script.external_request | No data — a technical permission | So the app can send your requests to the academy's own server (a Google Apps Script web app owned by the academy) |
The app does not access your Gmail, Google Drive, contacts, calendar, photos or any other data in your Google account. The identity token Google issues is used on each request only to verify it, and is never stored, logged or returned.
3. How we use Google account data
- Identity and permissions: we match your email and account identifier with the list of approved staff. At your first sign-in your account identifier is recorded and awaits the academy administrator's approval, then it is bound to you.
- Accountability record: your email is recorded with each record you create or change (for example a payment or an attendance mark), in the audit log and the operations log, and in the error log if an error occurs during your request.
- Abuse protection: your requests per minute are counted in a temporary Google cache under an encrypted fingerprint (hash) of your email, never the address itself; the counters expire on their own.
4. What we never do
- We do not sell or rent any data.
- We do not use it for advertising, retargeting or credit-worthiness decisions.
- We do not share it with any third party or transfer it to data brokers.
- We do not use it to train artificial intelligence models.
- No one outside the academy reads it.
Google policy compliance: Swimming Empire's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
5. Data staff enter about students and guardians
This is not Google account data, but we describe it for transparency. The system keeps what staff enter to run the academy:
- Students: name, date of birth, gender, level, student status, and medical notes when needed (visible only to staff allowed to see medical information).
- Guardians: name, relationship, phone numbers, email, address and area, and an emergency contact.
- Daily work: course enrollments, attendance, makeup sessions, payments, discounts and refunds, and skill assessments.
We use it only to run lessons, contact guardians, keep the accounts and keep students safe. Minors' data is collected with their guardian's consent when the student registers with the academy.
6. Where data is stored
- Google Sheets: a workbook owned by the academy in its own Google account, processed by Google Apps Script. Google is the infrastructure provider and its terms and privacy policy apply.
- Backups: copies of the workbook in the academy's Google Drive. The newest 30 copies are kept; older ones are moved to the Drive trash, where Google deletes them after 30 days.
- In your browser: a copy of your sign-in details (your name, email, role and permissions) and the identifiers of requests not yet confirmed as saved, in the tab's temporary storage only, removed when the tab is closed; and your chosen interface language (Arabic or English) in the browser's persistent storage. The app sets no cookies of its own and uses no analytics or tracking tools.
- Connections are always encrypted (HTTPS).
7. Who can see data
Only approved academy staff, each limited to their role's permissions (for example a coach sees their own courses only; financial and medical data only for staff allowed to see them), and the academy administrator. Google, as service provider.
8. Retention
- Staff account: for as long as the person works with the academy; afterwards the account is deactivated and can no longer sign in.
- Accountability records and operational data: for as long as needed for the academy's accounting and legal records. The system does not delete records automatically.
- Backups: as in section 6.
9. Your rights
- You can ask to see, correct or delete your data by writing to yzan.obeidat@gmail.com. Some financial records may have to be kept by the academy.
- You can remove the app's access to your Google account at any time on your Google Account permissions page; you will not be able to use the system until you consent again.
10. Changes to this policy
Any change is published on this page with a new effective date; staff are told of material changes.
11. Contact
Yzan Obeidat, Academy Manager — yzan.obeidat@gmail.com